Datenschutzerklärung

 

1. Gegenstand dieser Datenschutzerklärung 

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten (im Folgenden kurz ,,Daten“) ist uns ein großes und sehr wichtiges Anliegen. Nachfolgend möchten wir Sie daher ausführlich darüber informieren, welche Daten bei uns erhoben und wie diese von uns im Folgenden verarbeitet oder genutzt werden sowie darüber, welche begleitenden Schutzmaßnahmen wir auch in technischer und organisatorischer Hinsicht getroffen haben.

 

2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlicher nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO und Diensteanbieter nach § 13 TMG ist:

Kraus Architekten & Ingenieure GmbH - Dürener Straße 176, 50931 Köln

Tel.: 0221-340740 I Fax: 0221-3407428

E-Mail: info@krausarchitekten.de

 

3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten 

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

Datenschutz@krausarchitekten.de

 

oder unter unserer Postadresse:

Kraus Architekten & Ingenieure GmbH 

z.Hd. des Datenschutzbeauftragten

Dürener Straße 176, 50931 Köln

 

 

4. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung Ihrer Daten sowie Speicherdauer 

Alle personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen erheben, werden wir nur zu dem angegebenen Zweck erheben, verarbeiten und nutzen. Dabei beachten wir, dass dies nur im Rahmen der jeweils geltenden Rechtsvorschriften bzw. ansonsten nur mit Ihrer Einwilligung geschieht. 

Umfang und Art der Verarbeitung Ihrer Daten unterscheidet sich danach, ob Sie unseren Internetauftritt nur zum Abruf von Informationen besuchen oder von uns angebotene Leistungen in Anspruch nehmen:

a) Internetnutzung 

Für die rein informatorische Nutzung unseres Internetauftritts erheben und verwenden wir nur diejenigen Ihrer Daten, die uns Ihr Internetbrowser automatisch übermittelt. 

Diese Informationen werden temporär in einem sog. Logfile gespeichert. Folgende Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert: 

 

• Datum und Uhrzeit des Abrufs einer unserer Internetseiten 

• Ihren Browsertyp und Version

• die Browser-Einstellungen 

• das verwendete Betriebssystem 

• die von Ihnen zuletzt besuchte Seite 

• die übertragene Datenmenge und der Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden etc.) sowie 

• Ihre IP-Adresse

Diese Daten erheben und verarbeiten wir zu dem Zweck, die Nutzung der von Ihnen aufgerufenen Internetseiten überhaupt zu ermöglichen und unser Internetangebot zu verbessern. Ferner verarbeiten wir die Daten zu Zwecken der Gewährleistung der Systemsicherheit und -stabilität einschließlich der Abwehr und Analyse von Angriffen auf unsere Internetseiten sowie zu weiteren, administrativen Zwecken. 

Die oben genannten Daten speichern wir für die Dauer von 21 Tage und nur zu den vorgenannten Zwecken; danach werden die Daten gelöscht bzw. nur noch in anonymisierter Form gespeichert, es sei denn, dass ein sicherheitsrelevantes Ereignis auftritt (z.B. ein DDoS-Angriff). Im Fall eines sicherheits-relevanten Ereignisses werden Server-Log-Dateien bis zur Beseitigung und vollständigen Aufklärung des sicherheitsrelevanten Ereignisses gespeichert. Eine Auswertung zu statistischen Zwecken findet allenfalls in anonymisierter Form statt. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. 

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse ergibt sich aus den aufgeführten Zwecken. 

Weitere Cookies bzw. Session-Cookies werden nicht erstellt oder gespeichert.

b) Nutzung von Angeboten bzw. Datenverwendung zur Aufgabenerfüllung 

Soweit Sie von uns angebotene Leistungen in Anspruch nehmen wollen, ist es erforderlich, dass Sie uns die hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten bereitstellen. Es handelt sich um diejenigen Daten, die zur jeweiligen Bearbeitung und Abwicklung Ihrer Anfrage erforderlich sind. Weitere Angaben können Sie ggf. freiwillig bereitstellen;

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zu dem Zweck, Ihre Anfrage zu bearbeiten und die von Ihnen gewünschten Leistungen zu erbringen.

Folgende Daten werden in der Regel erfasst:

·         Stammdaten (Anrede, Vorname, Nachname, Anschrift, E-Mail, Telefonnr.)

·         Firmenname & Geschäftsbezeichnung

·         Angebots- & Vertragsdaten (Angebotsdokumente, Kalkulationen, Vertrags-Nr., Laufzeit, Art d. Vertrags)

·         Abrechnungs- & Zahlungsdaten (u.a. Bankverbindungen, UID-Nummern)

·         Gesprächsinhalte aus dem Schriftverkehr

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um die Anbahnung und ggf. Durchführung eines Vertrages geht. Im Übrigen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Beantwortung und Abwicklung Ihrer Anfrage, wofür die gespeicherten Daten notwendig sind.

Ihre Daten werden i.d.R. gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind, also Ihre Anfrage bearbeitet oder die von Ihnen gewünschte Leistung vollständig erbracht wurde.

Darüber hinaus erfolgt eine Speicherung nur, soweit dies zur Einhaltung gesetzlicher Pflichten, insbesondere Aufbewahrungspflichten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO oder zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung möglicher rechtlicher Ansprüche im Zusammenhang mit unseren Leistungen innerhalb der geltenden Verjährungsfristen (gem. § 147 AO; VgV §8; §§ 195 ff. BGB; § 634 BGB; §199 BGB; VOB/A §20) erforderlich und wird für bis zu 10 Jahren und 3 Monaten aufbewahrt oder Sie uns Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO hierfür erteilt haben.

c) Firmendatenbank/Kontaktlisten

Zum Zwecke der Ausschreibung und einholen von Angeboten geplanter Leistungen werden Firmendaten in Kontaktlisten geführt und können auch vereinzelt personenbezogene Daten zur gezielten Anfrage und Abwicklung festgehalten werden. 

Die Firmendatenbank beschränkt sich auf folgende Daten:

-          Stammdaten der Ansprechpartner (Anrede, Vorname, Name, ggf. Kontaktdaten (Tel., Fax, Mail, Anschrift))

-          Funktion und Aufgabe der Ansprechpartner

-          Firmenname & Geschäftsbezeichnung

-          Nachweise von Qualifikationen in Ausnahmefällen (Bsp. Zeugnisse, Bildungsabschlüsse, Leistungsnachweise, Referenzen…)

Für die Aufnahme und Verarbeitung der Daten in der Firmenkontaktliste für zukünftige Ausschreibungen bzw. Aufträge wird gem.  Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO eine Einwilligung eingeholt. Eine Löschung der Daten erfolgt erst nach Aufforderung durch den Betroffenen (siehe Punkt 9.c).

In Ausnahmefällen werden Qualifikationsnachweise zur Überprüfung der Eignung für beschrieben Leistungen und zur Vermeidung eines möglichen baulichen und Finanziellen Schadens gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO eingeholt. Sensible Dokumente und Daten werden nach einer Prüfung nicht aufbewahrt und ausschließlich durch Vermerke dokumentiert.

d) Kontaktaufnahme

Bei einer Kontaktaufnahme per Mail, werden die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten erhoben.

Diese können neben freiwillig genannten Angaben folgende Daten umfassen:

-          Stammdaten (Vorname, Nachname, Mail, Telefonnr., Fax, Anschrift)

-          Firmenname & Geschäftsbezeichnung

-          Gesprächsinhalte aus dem Schriftverkehr

Diese Daten werden ausschließlich gem. Art. 6 lit b. DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen gespeichert, um Ihr Anliegen direkt zu beantworten, oder Kontakt zu Ihnen aufzunehmen. Die Daten werden entsprechen der im Punkt 4 c) genannten Bedingungen und Fristen aufbewahrt.
Wir legen Wert darauf, dass Ihre Daten vor unberechtigter Kenntnisnahme Dritter gesichert werden. Allerdings sollten Sie beachten, dass unverschlüsselte E-Mails möglicherweise von Dritten eingesehen werden können und sensible Daten nicht per Mail übermittelt werden sollten.

 

5. Empfänger der Daten 

a) Allgemein 

Ihre Daten werden zu vorgenanntem Zweck ggf. an uns unterstützende Dienstleister gem. Art. 28 DGSVO weitergegeben, die wir selbstverständlich sorgfältig ausgewählt und zur Einhaltung des Datenschutzrechts verpflichtet haben. Dabei kann es sich insbesondere um technische Dienstleister oder Versanddienstleister handeln. Die Weitergabe Ihrer Daten an andere Dritte erfolgt im Übrigen nur, wenn (1) dies zur Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO erforderlich ist, (2) wir hierfür Ihre explizite Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (bspw. Übermittlung an Anbieter von Kommunikations-, Tracking und Webanalysetools, die die Daten in unserem Auftrag zum Zwecke der Nutzeranalyse und statistischen Auswertung verarbeiten) erhalten haben, (3) die Weitergabe zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen eines Dritten erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben, oder (4) die Weitergabe gesetzlich zulässig und für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist.

b) Datenübermittlung in Drittländer 

Dienstleister, die in unserem Auftrag außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittländer) personenbezogene Daten verarbeiten, werden ohne Ihre Einwilligung gemäß Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO nur eingesetzt, wenn für dieses Drittland ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder geeignete Garantien beim Empfänger vorliegen.

 

Die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer, die kein angemessenes Datenschutzniveau bieten birgt das Risiko, dass die Daten ohne Ihre Kenntnis für Zwecke Dritter verarbeitet werden und ein Schutz der Daten vor Zugriff durch Dritte möglicherweise nicht gegeben ist. Eine Übermittlung in Drittländer findet daher nur in Absprache und ausdrücklicher Einwilligung statt.

 

6. Einsatz von Cookies 

Auf unseren Internetseiten setzen wir sog. Cookies ein. Cookies sind kleine Textdateien, die im Rahmen Ihres Besuchs auf unseren Internetseiten von unserem Webserver an Ihren Browser gesandt und von diesem auf Ihrem Rechner für einen späteren Abruf vorgehalten werden. 

Die von uns verwendeten Cookies können in folgende Arten eingeteilt werden: 

Session-Cookies speichern eine sogenannte Session-ID, mit welcher sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Dadurch kann Ihr Rechner wiedererkannt werden, wenn Sie auf unsere Webseite zurückkehren. Die Session-Cookies werden maximal für 7 Tagen aufbewahrt und anschließend gelöscht. 

 

7. Datensicherheit 

Wir haben technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um auf unseren Internetseiten anfallende oder erhobene personenbezogene Daten zu schützen, insbesondere gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder gegen den Angriff seitens unberechtigter Personen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert. 

 

8. Betroffenenrechte 

Nach den anwendbaren Gesetzen haben Sie verschiedene Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. 

Möchten Sie diese Rechte geltend machen, so richten Sie Ihre Anfrage bitte per E-Mail oder per Post unter eindeutiger Identifizierung Ihrer Person an die unter Ziffer 2 dieser Datenschutzhinweise genannte E-Mail- bzw. Postadresse. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über Ihre Rechte:

a) Recht auf Auskunft 

Sie haben jederzeit das Recht, von uns eine Auskunft darüber zu erhalten, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, so haben Sie das Recht, von uns Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten und in Art. 15 Abs. 1 und 2 DSGVO auf-gelisteten Informationen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen. Im Rahmen Ihres Auskunftsrechts haben Sie unter den Voraussetzungen des Art. 15 Abs. 3 DSGVO das Recht, eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Die erste Kopie ist für Sie kostenfrei, für weitere Kopien kann ein angemessenes Entgelt verlangt werden. Die Bereitstellung einer Kopie erfolgt gem. Art. 15 Abs. 4 DSGVO vorbehaltlich der Rechte und Freiheiten anderer Personen, die durch die Übermittlung der Datenkopie beeinträchtigt sein können. Darüber hinaus sind die Einschränkungen Ihres Auskunftsrechts gem. § 34 BDSG zu beachten. 

b) Recht auf Berichtigung 

Gemäß Art. 16 DSGVO können Sie unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen. Hierzu kontaktieren Sie bitte den zuständigen Datenschutzbeauftragten.

c) Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) 

Unter den Voraussetzungen von Art. 17 DSGVO haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden. Ein Recht auf Löschung steht Ihnen gem. Art. 17 Abs. 1 DSGVO unter anderem zu, sofern

- die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, 

- Sie Ihre Einwilligung, auf die wir die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO gestützt haben, widerrufen haben und es an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung fehlt, 

- Sie gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben und keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vorliegen, oder sofern Sie gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung eingelegt haben, 

- Ihre personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.

Das Recht auf Löschung unterliegt nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO, § 35 BDSG bestimmten Einschränkungen. Danach besteht das Recht zur Löschung unter anderem nicht, soweit die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert, erforderlich ist.

d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung 

Sie haben unter den Voraussetzungen des Art. 18 Abs. 1 DSGVO das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen. Wurde die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten - von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

e) Recht auf Datenübertragbarkeit 

Sie haben unter den Voraussetzungen des Art. 20 DSGVO das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und Sie haben das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln. 

Bei der Ausübung ihres Rechts auf Datenübertragbarkeit haben Sie das Recht, zu verlangen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten direkt an einen anderen Verantwortlichen übermitteln, soweit dies technisch machbar ist. 

Das Recht auf Datenübertragbarkeit unterliegt den Einschränkungen des Art. 20 Abs. 3 und 4 DSGVO.

f) Widerruf von Einwilligungen 

Gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO sind Sie berechtigt, Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies gilt auch für Datenschutz-Einwilligungen, die Sie uns vor Geltung der DSGVO erteilt haben. Der Widerruf hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

g) Widerspruchsrecht 

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten diese Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DSGVO). 

Werden Ihre personenbezogenen Daten von uns für Zwecke der Direktwerbung verarbeitet, so haben Sie uneingeschränkt das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zu diesen Zwecken einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Profiling meint die Verwendung von personenbezogenen Daten um bestimmte persönliche Aspekte (z.B. Interessen) zu analysieren oder vorherzusagen.

 

9. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde 

Sie haben unabhängig von anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten durch uns gegen die DSGVO verstößt, Art. 77 DSGVO. Sie können dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen. Die Kontaktdaten der zuständigen Aufsichtsbehörden lauten:

 

LDI NRW

Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf

Tel.:0211 38424 - 0

poststelle@ldi.nrw.de

Website: http://www.ldi.nrw.de

 

Bitte beachten Sie, dass für Architekturbüros die „Aufsichtsbehörden für den nicht-öffentlichen Bereich“ einschlägig sind.

 

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung 

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig. 

Durch die Weiterentwicklung unserer Webseite und Angebote darüber oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit hier von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden. 

 

Stand: 16.07.2021